Werkplekbeheer, ook wel werkplek management of workspace management genoemd, heeft niet alleen betrekking op het inrichten en onderhouden van desktops en andere computers en IT systemen op vaste werkplekken. Steeds meer organisaties werken met flexplekken. Bovendien heeft vrijwel elke medewerker een (eigen) smartphone, tablet, laptop of thuisdesktop. Die apparaten worden ook voor privédoeleinden gebruikt en dus niet alleen voor bedrijfsapplicaties. Dat verhoogt de veiligheidsrisico’s.
Er is veel expertise nodig op het gebied van hardware en software om die diversiteit aan digitale werkplekken op afstand te beheren en te beveiligen. Die expertise is essentieel, want als de systemen niet beschikbaar zijn of data in verkeerde handen valt kan dat grote zakelijke gevolgen hebben. Werkplekbeheer heeft niet alleen betrekking op het onderhouden en beveiligen van applicaties en apparatuur. Er zijn ook raakvlakken met het beheren van netwerken, servers en met de opslag en back-up van data.
Veel bedrijven hebben een thuiswerkbeleid ontwikkeld of zijn daar mee bezig. Met name de coronacrisis heeft hierbij als katalysator gewerkt. Inmiddels is hybride werken de norm. Werknemers vinden dit een goede ontwikkeling. Ze zijn als thuiswerker productiever, omdat ze minder vaak afgeleid worden door collega’s. Bovendien hebben ze geen reistijd meer en wordt het milieu niet meer belast door hun woon/werkverkeer.
Ook op de thuiswerkplek moet probleemloos toegang zijn tot het bedrijfssysteem. Dat is mogelijk door applicaties en data in de cloud beschikbaar te stellen. Daarnaast willen medewerkers net zo makkelijk kunnen samenwerken en overleggen als op kantoor. Ook hiervoor is een scala aan cloud tools voor team collaboration en videoconferencing beschikbaar. Werkplekbeheer richt zich dus op het inrichten en ondersteunen van volwaardige virtuele werkplekken op kantoor én thuis. Daardoor wordt het waarborgen van de functionaliteit, beschikbaarheid en veiligheid van werkplekken steeds complexer.
Het is een grote uitdaging om de continuïteit, functionaliteit en veiligheid van digitale werkplekken te waarborgen. Dat komt niet alleen door het groeiend gebruik van mobiele apparaten en de trend van thuiswerken. Gebruikers stellen ook vaker persoonlijke eisen. Zo willen ze zelf een mobiel apparaat of desktop kiezen, zelf applicaties kunnen toevoegen en zelf hun werkblad inrichten. Als de werkplekbeheerder hierop geen grip heeft, worden het beheer en de beveiliging van de hardware, software en data steeds complexer.
Gebruikers verwachten dat alle IT faciliteiten op elk moment goed werken en snel opstarten. Maar er kunnen altijd storingen optreden of onderbrekingen van de IT service door gepland onderhoud. Denk bij dat laatste aan een update van hardware of software om de IT faciliteiten stabieler en veiliger te maken. De downtime moet tot een minimum beperkt worden. En zowel over onderhoudswerk als het verhelpen van storingen moet goed gecommuniceerd worden naar eindgebruikers. Dit om te voorkomen dat de ergernis snel oploopt en zakelijke kansen verloren gaan.
Werplekbeheerders hebben allereerst een aantal algemene taken waaronder het adviseren over de aanschaf en het onderhoud van hard- en software en de installatie op de werkplek. Een andere taak is het verzorgen van software updates, bijvoorbeeld van Windows, Office en andere applicaties waarmee al wordt gewerkt. Derde taak is het beveiligen van werkplekken, onder meer door het installeren van firewalls, antivirussoftware en tools voor de detectie van malware. Ook het (preventief) onderhouden van hard- en software, het opschonen van het systeem en het beheren van servers en storagefaciliteiten behoort tot het takenpakket. Tot slot leveren werkplekbeheerders service door storingen op te lossen, hulp te bieden bij technische problemen en gebruiksvragen te beantwoorden.
De beschikbaarheid van IT middelen op de werkplek wordt steeds belangrijker. Goed IT beheer is daarom belangrijk. Problemen met hardware, software of de toegang tot data kunnen grote impact hebben op de continuïteit van bedrijfsprocessen. Om die problemen te voorkomen is 24/7 monitoring nodig van de ICT faciliteiten voor werkplekken. Als er iets niet (goed) werkt moet de servicedesk direct actie ondernemen en eindgebruikers bij voorkeur één aanspreekpunt bieden. Daarnaast is het zaak om de nieuwste versies van applicaties en andere software – liefst geautomatiseerd – te installeren.
Met het oog op de explosieve toename van cybercriminaliteit is ook meer aandacht nodig voor de beveiliging. Denk hierbij aan controle op malware, spyware en ransomware. Beveiligingsupdates moeten direct worden geïnstalleerd. De investeringen in monitoring, service en security verdienen zich ruimschoots terug, omdat de productiviteit van medewerkers en afdelingen daardoor sterk stijgt, terwijl het risico dat gegevens in verkeerde handen vallen fors daalt.